Gizlilik ve KVKK Aydınlatma Metni

Defterim yazılımını sunan fraxlabs (adres: Maltepe / İstanbul), bu metinde "biz" olarak anılır ve hesap verileriniz bakımından veri sorumlusudur.

Önemli bir ayrım var: Defterim'i kullanan işletmenin sisteme girdiği kendi müşterilerine ait veriler için veri sorumlusu o işletmedir; biz yalnızca veri işleyen sıfatıyla, işletmenin talimatı doğrultusunda bu verileri barındırırız. Bir işletmenin müşterisiyseniz ve kaydınızla ilgili talebiniz varsa önce hizmet aldığınız işletmeye başvurmanız gerekir.

Hesap verileri: işletme adı, ad soyad, e-posta adresi ve şifreniz. Şifre hiçbir zaman düz metin olarak saklanmaz; yalnızca geri döndürülemez şekilde özetlenmiş (bcrypt) hali tutulur.

İşletmenin girdiği veriler: müşteri adı ve iletişim bilgisi, randevular, siparişler, ürün kayıtları, gelir-gider kalemleri ve yüklenen ürün fotoğrafları. Bu içeriği biz üretmeyiz; kullanan işletme girer.

Teknik kayıtlar: hizmetin çalışması ve güvenliği için sunucu tarafında tutulan bağlantı kayıtları ve hata kayıtları.

Kayıt talebi: tanıtım sayfasındaki formu gönderdiğinizde işletme adı, ad soyad, e-posta, varsa telefon, sektör ve mesajınız kaydedilir. Bu bilgiler yalnızca size dönüş yapmak ve talebinizi değerlendirmek için kullanılır; talep sonuçlandıktan sonra silinmesini isteyebilirsiniz.

• Sözleşmenin kurulması ve ifası (KVKK m.5/2-c): hesabınızı açmak, giriş yapmanızı sağlamak ve hizmeti sunmak.
• Hukuki yükümlülük (KVKK m.5/2-ç): mevzuatın saklamamızı zorunlu kıldığı kayıtlar.
• Meşru menfaat (KVKK m.5/2-f): sistemin güvenliğini sağlamak, kötüye kullanımı ve veri kaybını önlemek.

Verilerinizi reklam, profilleme veya üçüncü taraflara satış amacıyla işlemiyoruz.

Veriler, hizmetin sunulabilmesi için Oracle tarafından işletilen ve Almanya'nın Frankfurt bölgesinde bulunan sunucularda barındırılır. Oracle bu kapsamda yalnızca barındırma hizmeti verir; verilerinizi kendi amaçları için kullanmaz.

Sunucular Türkiye dışında olduğundan bu barındırma, KVKK'nın 9. maddesi anlamında yurt dışına aktarım niteliğindedir ve aktarım bu madde kapsamında gerçekleştirilir.

Bunun dışında pazarlama, reklam veya analiz amacıyla hiçbir üçüncü tarafa aktarım yapılmaz. Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarının mevzuata dayalı talepleri saklıdır.

Verileriniz, hesabınız açık kaldığı sürece ve siz silinmesini talep edene kadar saklanır. Silme talebinizi ilettiğinizde verileriniz silinir veya geri döndürülemez şekilde anonim hale getirilir.

Tek istisna, mevzuatın saklamamızı zorunlu kıldığı kayıtlardır (örneğin vergi ve ticaret mevzuatı kapsamındaki belgeler). Bu tür kayıtlar, ilgili kanuni süre dolana kadar saklanır; süre dolduğunda silinir. Bu durumda hangi kaydın hangi sebeple tutulmaya devam ettiğini talebinize verdiğimiz cevapta belirtiriz.

• Tüm trafik HTTPS üzerinden şifrelenir.
• Şifreler bcrypt ile özetlenerek saklanır; kimse (biz dahil) düz metin şifrenizi göremez.
• İşletme kullanıcıları yalnızca kendi işletmesinin verisini görür; erişim rol bazlı yetkilerle sınırlanır.
• Oturumlar 8 saat hareketsizlik sonrasında kendiliğinden sonlanır.
• Kim neyi ne zaman değiştirdi kayıt altına alınır; bu kayıtlar silinemez.

Bir arıza veya destek talebini çözebilmek için, fraxlabs'in yetkili personeli işletmenizin paneline destek modunda girebilir. Bu erişim, işletmenizin gördüğü ekranların aynısını görmeyi ve gerektiğinde düzeltme yapmayı kapsar; dolayısıyla o sırada işletmenizin sisteme girdiği müşteri verilerine de erişilebilir.

Bu erişim şu güvencelere bağlıdır:

• Yalnızca süper admin yetkisi olan personel başlatabilir.
• Destek modunun başladığı ve bittiği an, kim tarafından yapıldığıyla birlikte kayda geçer.
• Destek modundayken yapılan her değişiklik ayrıca "destek" işaretiyle loglanır.
• Destek modu açıkken panelin her ekranında uyarı çubuğu görünür.

İşlem kayıtlarını görmek isterseniz aşağıdaki adresten talep edebilirsiniz; işletmenize ait log kayıtlarını size iletiriz.

Kişisel verilerin hukuka aykırı şekilde başkaları tarafından ele geçirildiğini tespit edersek, KVKK'nın 12. maddesi uyarınca durumu en kısa sürede ve 72 saati aşmadan Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na bildiririz. İhlalden etkilenen kişilere de, makul olan en kısa sürede, neyin sızdığını ve ne yapmaları gerektiğini açıklayan bir bildirim yaparız.

Bir işletmenin sisteme girdiği müşteri verileri söz konusu olduğunda bildirimi ilgili kişilere yapmak, veri sorumlusu sıfatıyla o işletmenin yükümlülüğüdür; biz işletmeyi gecikmeksizin bilgilendirir ve gerekli teknik bilgiyi sağlarız.

Defterim bir işletme yazılımıdır; 18 yaşından küçüklerin kendi adlarına hesap açması öngörülmez ve hesap açmaları kabul edilmez. Bir işletmenin, kendi müşterisi olan bir çocuğa ait veriyi (örneğin abiye kiralayan bir öğrencinin adı ve telefonu) sisteme girmesi mümkündür; bu durumda gerekli hukuki dayanağı sağlamak — velinin açık rızası dahil — veri sorumlusu olarak o işletmeye aittir.

Kanun'un 11. maddesi uyarınca şu haklara sahipsiniz:

• Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme ve işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme
• Şartları oluştuğunda silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• Otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme
• Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme

Taleplerinizi [email protected] adresine iletebilirsiniz. Başvurunuz, Kanun'un öngördüğü şekilde en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. Kimliğinizi doğrulayamadığımız durumlarda ek bilgi isteyebiliriz.

Bu metin güncellenirse yukarıdaki "son güncelleme" tarihi değişir. Çerez kullanımıyla ilgili ayrıntılar için Çerez Politikası sayfasına bakabilirsiniz.